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Controllo e contabilizzazione fatture di acquisto

Questa procedura ha lo scopo di automatizzare il controllo delle fatture di acquisto e la registrazione contabile delle stesse.

Ciclo degli acquisti

Le vendite, la produzione, la pianificazione finanziaria dell'azienda, dipendono in misura rilevante dal modo in cui vengono effettuati gli acquisti.
Il ciclo degli acquisti si può riassumere in cinque funzioni, per ognuna delle quali vengono forniti validi strumenti di supporto agli uffici competenti:

  • Controllo della merce pervenuta : le verifiche da attuare, sono duplici:
     - La prima, immediata, riguarda la corrispondenza fisica fra le quantità ordinate e quelle effettivamente consegnate. Il programma di imputazione dei carichi di magazzino, interagendo con l'archivio ordini fornitori, permette il controllo e l'automatica registrazione delle quantità consegnate attribuendo loro il prezzo concordato con il fornitore.
       Tale operazione, oltre alla registrazione del carico di magazzino, comporta l'automatica evasione degli ordini.
     - Ben più laborioso è il controllo di congruenza fra le condizioni di fornitura pattuite all'ordine (prezzo, sconto, pagamento) e quelle applicate dal fornitore.      
     All'arrivo della fattura, vengono selezionate le bolle di carico a cui il documento fa riferimento. In questa fase si imputano eventuali spese accessorie (trasporto,imballo, ecc.).
    Il programma calcola il totale documento utilizzando per la valorizzazione dei materiali i prezzi e le condizioni provenienti dagli ordini. Se il totale, così calcolato, coincide con quello riportato sulla fattura , è chiaro che le condizioni contrattuali sono state rispettate.
    Contrariamente la procedura propone in modifica tutte le bolle oggetto delle elaborazione, allo scopo di individuare l'incongruenza che potrà essere così immediatamente corretta.
    Nel caso in cui l'errore sia stato effettuato dal fornitore, è possibile memorizzare una nota sulla bolla di carico e marcare le scadenze contabili relative alla fattura con un indicativo che sospende il pagamento della stessa fino ad avvenuto chiarimento.
  • Contabilizzazione del documento : una volta controllato il documento, questo può essere automaticamente contabilizzato. In questa fase vengono generati i record di scadenzario. Il codice di contropartita è riportato in anagrafica articoli.

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