Sviluppo e Assistenza software gestionali partner TeamSystem ed Ericsoft
Empoli | 0571 711611 | info@new-soft.it | TELEASSISTENZA

 

New Soft s.r.l.

Archiviazione ottica dei documenti

Le memorie di massa sempre più capienti, il drastico ridimensionamento del costo dei drive ottici, quali scanner e masterizzatori, permettono oggi una economica archiviazione dei documenti in formato ottico.
Il mercato propone già da tempo ottimi pacchetti software che gestiscono l’acquisizione delle immagini, la ricerca e la stampa dei documenti basandosi su potenti ma complessi data base. Tali procedure sicuramente elastiche e potenti sono, non avendo, pero’, un preciso target di utilizzo, sono normalmente affette da alcuni handicap:
  - necessità di configurare il data base in funzione del tipo di utilizzo (Studi Fotografici, Documenti contabili, Pratiche Auto, Istituti di Credito, Ambulatori, Ospedali, ecc.)
  - relativa complessità d’uso.
  - codifica manuale dei documenti con conseguente probabilità di archiviare erroneamente il documento
  - difficoltà di integrazione con il gestionale.

Con Euro09 è stato possibile scavalcare il mercato e produrre un sistema di archiviazione, completamente integrata al Gestionale, che utilizza il data base dell'applicativo per il collegamento relazionale delle immagini e di altri oggetti dell'utente, quali documenti Word, Excel, ecc.

Principali elementi:

Le immagini relative a documenti di terzi codificate (Protocolli, Bolle Fornitori, Ordini Clienti, ecc.) sono assunte in modo completamente automatico. L'utente, terminata la registrazione, deve solo “cliccare” su un apposito bottone della “TOOLS BAR”.

I documenti prodotti in azienda (Bolle di Vendita, Fatture, Ordini a Fornitori ecc.) possono essere visualizzati, con le funzioni proprie dell'archiviazione ottica.

La base dati è stata implementata da un nuovo archivio che permette di associare ad ogni elemento anagrafico (Cliente, Fornitore, Articolo, ecc.) una serie illimitata di cartelle (Contratti, Reclami, Commesse, Disegni, ecc.) strutturate ad albero. Gli elementi finali (foglie) di questo archivio descrivono gli oggetti (immagini, tabelle di Excel, testi di Word, ecc.) associati alla anagrafica.

Le procedure parametriche di interrogazione sono state arricchite della funzione di accesso alle immagini. Tale funzione è attivabile semplicemente “cliccando” su un bottone della “TOOLS BAR”.

Gli zoom su conti e articoli si sono trasformati in veri e propri “motori di ricerca” delle immagini e degli altri oggetti associati ad un nodo del sistema informativo.
Una volta individuata, ad esempio, l'anagrafica di un Fornitore, sarà possibile ottenere in modo tradizionale e in formato ottico tutte le informazioni e i documenti ad esso correlate:
- richiamarne l'estratto conto (visualizzando ad esempio l'immagine dei protocolli),e   quindi risalire ai materiali descritti nei vari documenti di accompagno che formano il   protocollo. E, ancora, visualizzare gli ordini emessi al Fornitore in oggetto.
- interrogare i documenti di accompagno in attesa di fattura e gli ordini in attesa di   evasione.
- lanciare i programmi di archiviazione e scansione degli oggetti associati alla   anagrafica, potendo così interrogare, stampare, modificare contratti,     corrispondenza,disegni, ecc.

Questo sito utilizza cookie, anche di terze parti, per offrire servizi in linea con le tue preferenze. Chiudendo questo banner o cliccando qualunque suo elemento acconsenti all’uso dei cookie. Info